为客户项目开票 — Patter

背景

项目结束应该是最轻松的部分。工作做完了。客户满意，或者基本满意。剩下的只是手续。

但偏偏在这里事情容易卡住。交付物发出去了，回复比预期的晚，发票比应该的时间晚了一周才开，文件散落在三个地方，催款邮件在草稿箱里放了四天因为感觉不好意思发。

这些都不是不可避免的。这是没有日程时发生的事。

收尾是项目的独立阶段，有自己的步骤，有特定的顺序。先拿到确认再开票。拿到确认就立刻开票。按计划跟进，不是等到不适感终于压过逃避感。在项目从脑子里关掉之前先归档文件——不是六个月后、连东西叫什么都记不清的时候。

做得好，收尾工作一个小时搞定。没有日程，三周打不住，还附带大量不必要的焦虑。

完成一个客户项目的收尾

对交付物做最后确认在它离开你手之前。不是全面审查——最后扫一眼，确认没有明显遗漏。
将最终交付物发给客户附上简短说明。发的是什么，需要对方做什么，截止时间是什么。清楚，不需要客套。
没有回音就跟进等待约定的时间，或者没有约定就等一个合理的时间。然后直接跟进一次。如果仍无回应，跳到 @8。
以书面形式获得确认邮件回复即可。你需要的是明确说"同意，已批准"的内容。不是钉钉或微信上的一个大拇指。
开具发票收到确认后立刻开。不是今天晚些时候，是现在。等得越久，收到款项就越晚。
确认发票信息无误再发送客户名称、地址、项目编号、付款条款、到期日。发送前核对。这里出错造成的延误完全是你自己的责任。
确认对方收到发票尤其是与大型机构合作时，发票往往发到另一个人或部门。一次确认能省去很多后续催款。
逾期未付就跟进在到期日当天，不是之后。简短、陈述事实。不需要为催款道歉。必要时再次执行 @8。
归档项目文件全部放在一处，命名清晰，用两年后的自己也能看懂的结构整理。不是桌面。
备份你负责保管的客户素材如果你存着他们的文件，确保不止存在一个地方。这不是可选项。
写一段简短的项目备注哪里做好了，哪里没做好，下次会怎么改。三句话就够。这是给自己看的。
在系统中关闭项目不管你用什么工具——标记为已完成。更新状态，关闭相关线程，从进行中的列表里移除。已完成的工作不应该和进行中的工作混在一起。

按需调整

第3步和第8步之间的循环，是大多数自由职业者最不愿意面对的部分。催款让人不舒服，直到等得足够久、真正感到不满为止——而那时候感觉更糟。日程把这件事变成流程而非个人行为：你跟进，是因为这是下一步，不是因为你在追着别人要钱。

如果审批迟迟不来而发票又比较紧迫，可以基于已提交的交付物开具发票，并注明最终付款以审批为准。能不能这样做取决于合同和客户。最好在遇到这种情况之前就想清楚。

第11步是会积累的那个。两年的简短项目备注，价值比看起来大得多——规律会浮现，范围蔓延会变得可见，那些看起来盈利的项目，写下实际发生的事情之后往往并不是。

有些项目需要和客户做正式复盘。大多数不需要。如果需要，在第5步之前加进去——那个对话应该在发票发出之前进行，不是之后。