Ein Kundenprojekt abrechnen — Patter

Das Hintergrundwissen

Das Ende eines Projekts sollte der einfache Teil sein. Die Arbeit ist erledigt. Der Kunde ist zufrieden, oder zufrieden genug. Es bleibt nur noch der Papierkram.

Und genau hier wird es still. Das Ergebnis geht raus, die Antwort lässt länger auf sich warten als erwartet, die Rechnung wird eine Woche zu spät gestellt, die Dateien landen an drei verschiedenen Orten, und die Nachfass-E-Mail liegt vier Tage im Entwurfsordner, weil sie sich unangenehm anfühlt.

Nichts davon ist unvermeidlich. Es ist das, was passiert, wenn keine Routine vorhanden ist.

Der Abschluss ist eine eigene Phase des Projekts, mit eigenen Schritten, in einer bestimmten Reihenfolge. Freigabe vor Rechnung. Rechnung sofort nach Freigabe. Nachfassen nach Plan, nicht wenn das Unbehagen schließlich die Vermeidung überwiegt. Dateien archiviert, bevor das Projekt mental geschlossen wird — nicht sechs Monate später, wenn man sich nicht mehr erinnert, wie irgendetwas hieß.

Richtig gemacht dauert der Abschluss eine Stunde. Ohne Routine dauert er drei Wochen und verursacht eine Menge unnötigen Stress.

Ein Kundenprojekt abschließen

Das finale Ergebnis ein letztes Mal prüfen Bevor es die Hand verlässt. Keine vollständige Überprüfung — ein letzter Blick auf alles Offensichtliche, das peinlich wäre zu übersehen.
Das finale Ergebnis an den Kunden schicken Mit einer kurzen Nachricht. Was du sendest, was du brauchst und bis wann. Klar, nicht überschwänglich.
Nachfassen, wenn keine Antwort kommt So lange warten wie vereinbart, oder eine vernünftige Zeit, wenn nichts vereinbart wurde. Dann einmal direkt nachfassen. @8 wenn immer noch keine Antwort.
Freigabe schriftlich einholen Eine E-Mail-Antwort reicht. Du brauchst etwas, das sagt: ja, das ist genehmigt. Kein Daumen-hoch-Emoji in Slack.
Rechnung stellen Sobald die Freigabe vorliegt. Nicht später heute. Jetzt. Je länger du wartest, desto länger wartest du auf dein Geld.
Rechnung mit korrekten Angaben versenden Kundenname, Adresse, Projektreferenz, Zahlungsbedingungen, Fälligkeitsdatum. Vor dem Versand prüfen. Fehler hier verursachen Verzögerungen, die ausschließlich deine Schuld sind.
Eingangsbestätigung der Rechnung einholen Besonders bei größeren Unternehmen, wo Rechnungen an eine andere Person oder Abteilung gehen. Eine kurze Bestätigung spart später viel Nachfassen.
Rechnung mahnen, wenn sie unbezahlt bleibt Am Fälligkeitsdatum, nicht danach. Eine kurze, sachliche Nachricht. Keine Entschuldigung dafür, dass du fragst. Nochmal @8 wenn nötig.
Projektdateien archivieren Alles an einem Ort, klar benannt, in einer Struktur, die du in zwei Jahren noch verstehst. Nicht auf dem Desktop.
Kundenmaterial sichern, für das du verantwortlich bist Wenn du ihre Dateien aufbewahrst, sorg dafür, dass sie an mehr als einem Ort liegen. Das ist keine Option.
Kurze Projektnotiz schreiben Was gut lief, was nicht, was du anders machen würdest. Drei Sätze reichen. Das ist für dich, kein Post-mortem für andere.
Projekt im System schließen Was auch immer du nutzt — als erledigt markieren. Status aktualisieren, Thread schließen, von der aktiven Liste entfernen. Erledigte Arbeit sollte nicht neben laufenden Projekten liegen.

Mach es zu deinem

Die Verbindung zwischen Schritt 3 und Schritt 8 ist der Teil, den die meisten Freiberufler hassen. Nachfassen fühlt sich unangenehm an, bis man lange genug gewartet hat, um wirklich genervt zu sein — dann fühlt es sich noch schlimmer an. Die Routine macht daraus einen Prozessschritt statt eine persönliche Angelegenheit: du folgst nach, weil das der nächste Schritt ist, nicht weil du hinterherlaufst.

Wenn die Freigabe länger dauert als erwartet und die Rechnung zeitkritisch ist, kann es sinnvoll sein, die Rechnung gegen das eingereichte Ergebnis zu stellen mit dem Hinweis, dass die Zahlung von der Genehmigung abhängt. Ob das funktioniert, hängt vom Vertrag und vom Kunden ab. Besser das im Voraus wissen, als in dieser Situation stecken.

Schritt 11 ist der, der sich aufaddiert. Zwei Jahre kurze Projektnotizen sind mehr wert als es klingt — Muster werden sichtbar, Scope Creep wird erkennbar, und Projekte, die profitabel wirkten, waren es oft nicht, wenn man aufschreibt, was wirklich passiert ist.

Manche Projekte brauchen ein formales Retrospektiv mit dem Kunden. Die meisten nicht. Wenn deins das braucht, füge es vor Schritt 5 ein — dieses Gespräch sollte vor der Rechnung stattfinden, nicht danach.